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校内各单位：
按教育部通知要求，现就2019年已办国际会议总结材料提交和2020年拟在华举办国际会议预报工作通知如下：
一、2019年国际会议总结材料提交
（一）总结材料清单
1.《在华举办国际会议总结表》（见附件1）
2.会议学术综述（至少3000字）
3.国内外代表名单
4.重要照片5张（JPG格式，标题附说明，3500*2500像素）
5.论文集元数据（1份）
6.3分钟会议视频等材料
（二）提交方式
1. 通过教育部国际会议报批平台申请的会议需在该平台上提交以上总结材料。
2.2019年还未举办的国际会议，需在会议结束2周内在平台上提交总结材料。
3.未通过教育部国际会议报批平台申报的会议需提交以上总结材料的电子档，打包文件名和邮件主题均注明：**学院+2019年国际会议总结，发送至：yinzhi@uestc.edu.cn
4.已举办但仍未提交总结材料的单位，请务必在2019年10月25日（周五）前提交会议总结材料，否则会影响学校2020年度国际会议申报。
二、2020年国际会议预申报
（一）举办国际会议需经预申报和正式申报
举办国际会议需先实行网上预申报，未预申报的国际会议教育部原则上不予受理正式申报。预申报不等于正式申报，预申报审批通过后的会议仍需按要求正式申报批准后方可举办。
（二）网上预申报
拟于2020年年内召开的国际会议及拟在2020年后举办但须在2020年对外承诺的国际会议，需在教育部国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn）上完成预报（操作指南见附件2）。
（三）提交纸质材料
填报完成提交后下载《2020年国际学术会议预报申请表》，由申请人和单位负责人签字并加盖学院公章后由外事秘书在2019年10月25日（周五）前统一提交至国际处。
电子档材料发送至：yinzhi@uestc.edu.cn；
纸质材料交至清水河校区主楼B2-508或沙河校区主楼中117，由国际处汇总后统一上报至教育部。
（四）其他事项
1.举办国际会议需遵守《关于严格控制在华举办国际会议的通知》及《关于印发在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法的通知》等有关规定。
2. 加强重大会议管理。重大国际会议必须按时限预报，逾期不得补报。已作为一般会议批准的国际会议不得随意升格，不得随意邀请党和国家领导人、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑或重要阁僚出席会议。
3.严格会议报批程序。未经预报的会议教育部原则上不再受理。未按规定时限报送以往会议总结和材料的，视情将与受理新会议申请挂钩。
4. 举办国际会议需至少提前3个月正式申报。请各单位在会议拟举办日期前3个月内完成校内审批手续。
若有不明之处，请联系汪老师咨询，电话：83202354。
附件1：在华举办国际会议总结表
附件3：国际会议总结材料相关要求
附件4：国内外代表名单
附件5：会议论文集模版
国际合作与交流处
2019年10月17日
编辑：罗莎 / 审核：罗莎 / 发布：陈伟
