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校内各单位：
按照教育部通知要求（附件1），2018年已举办的国际会议需在会后提交总结材料，并做好2019年拟在华举办国际会议的预报工作，具体要求如下：
一、2018年国际会议总结
总结材料包括：《在华举办国际会议总结表》（附件2）、会议学术综述（至少3000字）、国内外代表名单、重要照片5张(JPG格式，标题附说明，3500*2500像素)、论文集元数据（1份）、3分钟会议视频等材料。分以下方式提交：
1. 通过教育部国际会议报批平台申请的会议需在该平台上提交以上总结材料。2018年还未举办的国际会议，需在会议结束两周内在平台上提交总结材料。
2. 未通过教育部国际会议报批平台申报的会议需提交以上总结材料的电子档，打包文件名和邮件主题均注明“**学院+2018年国际会议总结”。
3. 请已举办但仍未提交总结材料的单位，务必于2018年10月19日（周五）前提交会议总结材料，否则会影响学校2019年度国际会议的申报。
二、2019年国际会议预申报
会议申报实行网上预申报。
拟于2019年年内召开的国际会议及拟在2019年后举办、但须在2019年对外承诺的国际会议，需按照教育部国际会议报批平台（操作指南见附件3）“会议预报申报”（http://econf.hust.edu.cn），填报完成提交后下载《2019年国际学术会议预报申请表》，由申请人签字、单位负责人签字盖学院公章后交至国际处。
以上总结及预报材料，请各单位外事秘书汇总本单位情况后，于10月25日（周四）下班前将材料电子档发送至wangpingping@uestc.edu.cn，纸质材料交至清水河校区主楼B2-508，由国际处汇总后统一上报至教育部。
请各单位按照《关于严格控制在华举办国际会议的通知》及《关于印发在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法的通知》的相关规定执行，严格控制会议规模和人数，一般不超过100人，中外方参会人数比例不高于4:1。
注：
1. 教育部原则上不受理未预报的国际会议。
2. 根据教育部要求，未提交已举办国际会议总结材料的，不受理新会议申请。
3. 举办国际会议需至少提前3个月正式申报。请各单位在会议拟举办日期前3个月内完成校内审批手续，具体详见国际合作与交流处网站说明。若有不明之处，请联系王老师，咨询电话：028-61831671。
4. 2019年获批的国际会议举办期间，请各单位注意留存会议相关文字、图片、视频资料，需在会议结束两周内提交总结材料，包括：网上填写《在华举办国际会议总结表》、会议学术综述（至少3000字）、国内外代表名单、重要照片5张(JPG格式，标题附图片简要说明，3500*2500像素)、 论文集元数据（1份）、3分钟会议视频等，相关要求详见附件4。
相关附件：
附件1：教育部关于做好2019年国际会议预报和管理工作的通知
附件2：在华举办国际会议总结表
附件4：国际会议总结材料相关要求
国际合作与交流处
2018年10月15日
编辑：张丹丹 / 审核：王晓刚 / 发布：陈伟
